| （趣旨） |
| 第 |
１条 この細則は、公立学校共済組合個人情報保護規程（平成１７年３月１６日全部改正。以下「規程」という。）第２６条の規定に基づき、公立学校共済組合岡山支部（以下「支部」という。）が保有する個人情報の取扱いについて必要な事項を定める。 |
| （委託契約） |
| 第 |
２条 個人情報を取り扱う業務を外部委託する場合は、規程第１３条の規定に基づき「個人情報の保護に関して契約書に盛り込むべき内容」（別紙１）を明記した契約書により契約を締結しなければならない。 |
| （非常勤職員との契約） |
| 第 |
３条 非常勤職員については、個人情報の秘密保持及び安全管理の遵守に関する事項を定めた「個人情報保護誓約書」（別紙２）をもって個人情報保護に関する契約を締結しなければならない。 |
| （情報管理者及び管理補助者） |
| 第 |
４条 規程第３条第３項に基づき、情報管理者及び情報管理補助者並びにこれらの職務は、別表のとおりとする。 |
| （利用目的の変更手続） |
| 第 |
５条 規程第６条第２項に規定する利用目的（以下この項及び次条において「利用目的」という。）を変更する場合にあっては、個人情報に係る開示等の権限を有する担当部署（次項及び第８条において「担当部署」という。）は、当該利用目的の変更について情報管理者の決裁を受けるものとする。 |
| ２ |
前項に規定する決裁を受けた後、担当部署は決裁文書を支部長に回付する。 |
| （利用目的の公表） |
| 第 |
６条 支部が保有する個人情報の利用目的については、規程第６条第１項第２号及び規程第９条第４項各号に該当するものを除き、ホームページ及び広報誌により公表する。 |
| ２ |
前項の規定は、利用目的を変更した場合についても、適用する。 |
| （支部における窓口） |
| 第 |
７条 個人情報の取扱いの苦情に関する相談の受付等を行う窓口は、次に掲げる区分に応じて設置する。
| （1 |
）支部が保有する情報（次号から第５号に掲げるものを除く。） 福利厚生班 |
| （2 |
）掛金・貸付に係る情報 共済経理・貸付班 |
| （3 |
）年金に係る情報 年金班 |
| （4 |
）給付に係る情報 給付班 |
| （5 |
）健康管理に係る情報 健康管理班 |
|
| （本人等からの開示、訂正等、利用停止等に係る手続） |
| 第 |
８条 保有個人データの開示、訂正等、利用停止等の申出等が前条に定める窓口にあった場合は、次のとおり行うものとする。
| （1 |
）担当部署は、当該申出があった日及び申出の内容等を、「個人情報の開示等台帳」（別紙３の１）又は「個人情報の訂正等台帳」（別紙３の２）に記載し、規程の別紙様式第１号の「個人情報の利用目的の通知・開示・訂正等・利用停止等・第三者提供停止申出書」（次号において「申出書」という。）に担当班名及び連絡先を明記した返信用の封筒を添付して申出を行った者に送付する。 |
| （2 |
）掛担当部署は、本人等から申出書が提出されたときは、情報管理者の決裁を受けた上で、本人等からの申出に応じて規程第２０条の規定により規程の別紙様式第２号から第７号までのいずれかの様式により本人等に通知するとともに当該通知日及び内容等を別紙３の１又は別紙３の２に記載し、保管する。 |
|
| （委託先からの実施状況の報告） |
| 第 |
９条 委託する契約期間が３か月を超えるものについては、個人データの安全管理に関する報告を委託先から必要に応じて受けるものとする。 |
| （磁気媒体の種類及び手数料） |
| 第 |
10条 規程別表第２に掲げる磁気テープ、磁気ディスクその他の電磁的記録媒体（次項及び第１１条において「電磁的記録媒体」という。）は、次の各号に掲げる媒体に限るものとし、当該各号の区分に応じ、それぞれに定める額を負担するものとする。
| （1 |
）フロッピーディスク（ＦＤ）又はＣＤ−Ｒ １００円 |
| （2 |
）光磁気ディスク（ＭＯ） ７００円 |
|
| ２ |
電磁的記録媒体は、原則として開示等の申出者が持参するものとする。 |
| （個人情報が記載されている文章の管理等） |
| 第 |
11条 個人情報が記載されている文書の管理又は廃棄については、次のとおり行わなければならない。
| （1 |
）個人情報を含む文書の処理及び決裁等については、公立学校共済組合岡山支部文書規程（昭和４１年７月１１日制定）、公立学校共済組合岡山支部事務決裁規程（昭和４１年７月１１日制定）及び公立学校共済組合情報セキュリティポリシー（平成１５年３月２５日制定）に定めるもののほか、組合の諸規程に定めるところにより処理するものとし、個人情報が漏えいすることのないよう適正に保管する。 |
| （2 |
）個人情報が含まれる文書及び電磁的記録媒体の廃棄に当たっては、焼却や溶解等、個人情報の復元が不可能な形にして廃棄する。 |
| （3 |
）前号に規定する廃棄業務を第三者に委託する場合は、個人情報の取扱いに関する外部委託と同様、別紙１に掲げる事項を明記した内容の契約書を作成し、契約を締結する。 |
| （4 |
）第２号に規定する廃棄処理に当たっては、当該廃棄を行う者、廃棄内容等を記載した「個人データ廃棄簿」（別紙４）により決裁を受けるものとする。 |
|
| （研修等） |
| 第 |
12条 規程第２３条の規定により支部の職員等に対する研修については、事務局長が毎年度個人情報の保護に関する研修計画を策定し、実施するものとする。また、研修を行った場合は、その実施履歴を管理する。 |
| （実施状況の調査） |
| 第 |
13条 規程第２４条第１項に規定する実施状況の調査を行うに当たっては、情報管理補助者は、毎年度個人情報の保護の取組状況に関する調査計画を策定し、実施しなければならない。 |
| ２ |
前項の規定による調査を実施した場合は、その実施状況を情報管理者に報告するものとする。 |
| ３ |
規程第２４条第３項の規定により支部の情報管理者が指定する者は、事務局次長とする。 |
|
付 記
この細則は、平成１７年４月１日から実施する。 |
