| （趣旨） |
| 第 |
１条 この細則は、公立学校共済組合個人情報保護規程（平成１７年３月１６日制定。以下「規程」という。）第２６条の規定に基づき、公立学校共済組合岡山宿泊所（以下「施設」という。）が保有する個人情報の取扱いについて必要な事項を定める。 |
| （委託契約） |
| 第 |
２条 個人情報を取り扱う業務を外部委託す髀鼾?ﾍ、規程第１３条の規定に基づき「個人情報の保護に関して契約書に盛り込むべき内容」（別紙１）を明記した契約書により契約を締結しなければならない。 |
| （非常勤職員との契約） |
| 第 |
３条 正職員以外の職員については、個人情報の秘密保持及び安全管理の遵守に関する事項を定めた「個人情報保護誓約書」（別紙２）をもって個人情報保護に関する契約を締結しなければならない。 |
| （施設の個人情報管理者） |
| 第 |
４条 規規程第３条の規定に基づき、個人情報保護管理者（以下「情報管理者」という。）と個人情報保護管理補助者（以下「情報管理補助者」という。）は、次のとおりとする。
（1）情報管理者 総務課長
（2）情報管理補助者 営業第一課長 |
| ２ |
情報管理者の職務は、次のとおりとする。
施設の保有する個人情報について管理するとともに、情報管理補助者の職務を監督する。 |
| ３ |
情報管理補助者の職務は、次のとおりとする。
施設が取り扱う個人情報の保護に関して担当職員を指導する。 |
| （利用目的の変更手続） |
| 第 |
５条 利用目的を変更する場合にあっては、個人情報に係る開示等の権限を有する担当部署（以下「担当部署」という。）は、当該利用目的の変更について情報管理者の決裁を受けるものとする。 |
| ２ |
前項に規定する決裁を受けた後、担当部署は決裁文書を支配人に回付する。 |
| （利用目的の公表） |
| 第 |
６条 施設が保有する個人情報の利用目的については、規程第６条第１項第２号及び規定第９条第４項各号に該当するものを除き、ホームページ及び広報誌により公表する。 |
| ２ |
前項の規定は、利用目的を変更した場合についても、適用する。 |
| （施設における窓口） |
| 第 |
７条 個人情報の取扱いの苦情に関する相談の受付等を行う窓口は、次に掲げる区分に応じて設置する。
| （1 |
）施設が保有する情報（次号に掲げるものを除く。） 総務課 |
| （2 |
）顧客に係る情報 各部門の顧客情報を有する担当部署 |
|
| （本人等からの開示、訂正等、利用停止等に係る手続） |
| 第 |
８条 保有個人データの開示、訂正等、利用停止等の申出等が前条に定める窓口にあった場合は、次のとおり行うものとする。
| （1 |
）当該申出に係る個人データを保有している担当部署に回付する。 |
| （2 |
）担当部署は、窓口から開示等の申出等について回送されたときは、当該申出があった日及び申出の内容等を、「個人情報の開示等台帳」（別紙３の１）又は「個人情報の訂正等台帳」（別紙３の２）に記載し、規程の別紙様式第１号の「個人情報の利用目的の通知・開示・訂正等・利用停止等・第三者提供停止申出書」（次号において「申出書」という。）に担当係名及び連絡先を明記した返信用の封筒を添付して申出を行った者に送付する。 |
| （3 |
）担当部署は、本人等から申出書が提出された場合は、情報管理者の決裁を受けた上で、本人等からの申出に応じて規程第20条の規定により規程の別紙様式第２号から第７号までのいずれかの様式により本人等に通知するとともに当該通知日及び内容等を別紙３の１又は別紙３の２に記載し、保管する。 |
|
| （開示等の申出に対する決定に係る期間の延長） |
| 第 |
９条 規程第２０条第２項の期間延長等は、「申出に係る決定期間の延長通知書」（別紙４）により通知する。 |
| （委託先からの実施状況の報告） |
| 第 |
10条 委託する契約期間が３か月を超えるものについては、個人データの安全管理に関する報告を委託先から定期的に受けるものとする。 |
| （磁気媒体の種類及び手数料） |
| 第 |
11条 規程別表第２に掲げる磁気テープ、磁気ディスクその他の電磁的記録媒体は、次の各号に掲げる媒体に限るものとし、当該各号の区分に応じ、それぞれに定める額を負担するものとする。
| （1 |
）フロッピーディスク又はＣＤ−Ｒ １００円 |
| （2 |
）光磁気ディスク ７００円 |
|
| （個人情報が記載されている文書の管理等） |
| 第 |
12条 個人情報が記載されている文書の管理又は廃棄については、次のとおり行わなければならない。
| （1 |
）個人情報を含む文書の処理及び決裁等については、公立学校共済組合岡山宿泊所文書規程（昭和５３年４月１日制定）、公立学校共済組合岡山宿泊所事務決裁規程（昭和５３年４月１日制定）及び公立学校共済組合情報セキュリティーポリシー（平成１５年３月２５日制定）に定めるもののほか、組合の諸規程に定めるところにより処理するものとし、個人情報が漏洩することのないよう適正に保管する。 |
| （2 |
）個人情報が含まれる文書及び電磁的記録媒の廃棄に当たっては、焼却や溶解等、個人情報の復元が不可能な形にして廃棄する。 |
| （3 |
）前号に規定する廃棄業務を第三者に委託する場合は、個人情報の取扱いに関する外部委託と同様、別紙１に掲げる事項を明記した内容の契約書を作成し、契約を締結する。 |
| （4 |
）第２号に規定する廃棄処理に当たっては、当該廃棄を行う者、廃棄内容等を記載した「個人デ−タ廃棄簿」（別紙５）により決裁を受けるものとする。 |
|
| （研修等） |
| 第 |
13条 規程第２３条の規定に基づき情報管理者は、毎年度個人情報の保護に関する研修計画を策定し、実施しなければならない。また、研修を行った場合は、その実施履歴を管理する。 |
| （実施状況の調査） |
| 第 |
14条 規程第２４条の規定に基づき情報管理補助者は、毎年度個人情報の保護の取組状況に関する調査計画を策定し、実施しなければならない。 |
| ２ |
前項の規定による調査を実施した場合は、その実施状況を情報管理者に報告するものとする。 |
|
付 記
この細則は、平成１７年４月１日から実施する。 |
